Dette er fjerde indlæg i miniserien om feedback. I dette indlæg vil vi prøve at give nogle bud på, hvordan man kan præge det miljø, man er en del af på en afdeling, så flere giver mere og bedre feedback.
Af Lene Lund Andersen og Christian Skjoldvang Andersen
Billede af John Tyson fra Unsplash
Alle afdelinger har en feedbackkultur
For nogle år siden afholdt uddannelsesteamet på lunge- og infektionsmedicinsk afdeling på Nordsjællands Hospital en workshop. Et af de mange temaer, som blev adresseret, var hvordan afdelingen kunne opbygge en god feedbackkultur. Der var mange gode forslag, og ikke mindst den innovative neologisme “feedback-nissen” så dagens lys (det var lige op til jul). I gruppen var der klar konsensus om, at man med de rigtige tiltag kunne opbygge en særlig feedbackkultur på afdelingen.
I dette indlæg bygger vi videre på den antagelse og kommer med konkrete forslag til tiltag og aktiviteter, som vi mener kan bringe fokus og viden om feedback ind i hverdagen på din afdeling. En afdelings feedbackkultur og -miljø er en kompleks størrelse, som påvirkes af mange faktorer herunder arbejdsbelastning, arbejdsmiljø, økonomi og psykologisk tryghed. Alle afdelinger har en feedbackkultur. På en afdeling, hvor der aldrig bliver givet feedback, er dét kulturen. I den slags tilfælde skal der andre midler til end de redskaber, du finder nedenfor, og det vil være en ledelsesopgave at ændre. Men hvis forudsætningerne for at udvikle afdelingens feedbackkultur er til stede, og du føler dig klar til at gøre noget for det, så kommer herunder en række konkrete forslag til handling.
Hvad var det med den "feedback-nisse"?
Feedback-nissen, kunne også kaldes en feedback-ressourceperson, feedback-ambassadøren eller noget helt fjerde, er en person, der har til opgave med jævne mellemrum at gøre opmærksom på og øge niveauet for feedback på afdelingen. Det kan fx være en opgave for en yngre læge på afdelingen. Opgaver kan inkludere at afholde regelmæssig undervisning i feedback, vedligeholdelse af materiale om feedback, fx skemaer med feedbackmodeller på afdelingen, og endda tilbyde sig til at give feedback. Måske skal din afdeling have en feedback-nisse til jul?
Månedens Feedbacker
Et tiltag, der kan igangsættes på afdelingen i en kortere eller længere periode, er “månedens feedbacker”. Formålet er at øge fokus på både at give og modtage feedback i hverdagen. Både yngre læger og speciallæger kan blive nomineret, da det også indeholder muligheden for at øge fokus på at give og modtage invers feedback. På den afdeling, hvor jeg prøvede konceptet af, præsenterede jeg det til en morgenkonference. Jeg havde dekoreret en “postkasse”, hvor man afleverer nomineringer til månedens feedbacker. Jeg havde ikke helt besluttet mig for præmien, men en eller anden slags anerkendelse skulle der gives. Uopfordret kom en af vores AP læger og fortalte, at han havde 3D-printet en medalje med en uterus på forsiden og ”månedens feedbacker” indgraveret på bagsiden, som jo er den vildeste præmie. Den bliver stolt modtaget af “månedens feedbacker” på afdelingen.
Konceptet skal ikke nødvendigvis være på afdelingen for evigt, men i en periode, hvor det giver mening og som en reminder om at gøre os umage med at give og modtage feedback.
Udprintede kompetencevurderingskort
At fremme feedback handler også om at gøre det så nemt som muligt. At have printede kompetencekort fx mini-CEX, KV-kort eller OSATS (objective structured assessment of technical skills) liggende tilgængeligt for uddannelseslægerne fjerner en barriere. Vi har dem fx liggende på vores yngre læge kontor, så man kan snuppe en i lommen på vej til dagens funktion. Andre steder ligger de på sengeafdelingens kontor eller i konferencerummet.
Det er en måde at tage ansvar som yngre læge for at bede om struktureret feedback, fx inden en patientkonsultation eller inden en operation. Her kan man øve sig i at bede om konkret feedback på netop det, man godt kunne tænke sig og bagefter øve at lave et læringsmål baseret på den feedback, man får, og sin egen evaluering.
Tilbagevendende undervisning i feedback
En hospitalsafdeling er en dynamisk størrelse. Læger under uddannelse passerer afdelingen med stort tempo, og inden for et år kan de fleste yngre læger være skiftet ud. Og så er der de fastansatte, som hele tiden skal overveje balancen mellem deres opgaver indenfor klinisk arbejde, forskning, administration og supervision.
Udskiftningen af læger og de mange fokusområder er et vilkår. Det ville være dejligt, hvis man kunne afholde en enkelt temadag om feedback i morgen, og så ville det holde for evigt, men sandheden er, at mange af de læger som var med, er væk om lidt. Derfor må undervisning om feedback være en regelmæssigt forekommende begivenhed, man kan fx stile efter at afholde undervisning om feedback en gang hvert halve år (eller gøre vores miniserie om feedback til obligatorisk læsning på afdelingen, det er nok den allerbedste ide).
Øv feedback med rollespil
For at blive bedre kendt med feedbackmodellerne skal man øve dem, gerne i et “low stakes” miljø. Det er oplagt at bruge rollespil, hvor et makkerpar på baggrund af en case skal give og modtage feedback. Observatører kan herefter give feedback på feedbacken. I denne setting er det primært den feedbackgivende part som får træning, men de øvrige deltagere kan få læring af at observere hvad der fungerede, og hvad der ikke fungerede. Denne form for øvelse af feedback er noget, man måske forbinder med at være på kursus. Men overvej, om det kan være en del af en morgenundervisning, at man tre og tre skal øve feedback rollespil?
Et lille trick - feedback bliver bedre, hvis du tager noter
Feedback på baggrund af en observation bliver ofte mere præcis, hvis du tager noter, mens du observerer. Som facilitator af simulation bliver man undervist i at samle “balloner”, det er sætninger som man måske kan bruge senere i debriefingen. Det kaldes balloner, fordi man ofte kan slå en ring om dem, så det ligner en ballon på papiret. Prøv at samle nogle balloner, mens du observerer, fx når du skal kompetencevurdere.
Vejlederforum og invers feedback
Vejlederforum og invers feedback er ikke noget, du kan iværksætte alene, men skal løftes op på afdelingsniveau. Du kan til gengæld være med til at drive og præge initiativerne.
Vejlederforum
Vejlederforum findes på mange afdelinger med små forskelle i udførelsen. Typisk samles vejlederne og gennemgår afdelingens yngre læger for at finde ud af, om alt går som det skal, og om nogen har bekymringer. På den måde kan den enkelte vejleder, som måske sjældent har funktion sammen med uddannelseslægen, få input fra andre om sin vejledte. Vejlederforummet er på den måde en oplagt mulighed for at skaffe information til feedback til uddannelseslægen. På min afdeling erkendte vi på et tidspunkt, at informationen fra vejlederforummet ofte gik tabt, særligt hvis uddannelseslægen klarede det godt. Derfor fremstillede vi en simpel formular, som udfyldes for hver eneste læge, der diskuteres, hvor vi forpligter os til at give et råd eller fokus for videre udvikling, netop for at understøtte udvikling hos alle afdelingens uddannelseslæger, også dem hvor det går godt.
Invers feedback
Invers feedback er et omvendt vejlederforum. Her er det uddannelseslægerne, som giver de seniore læger feedback på deres evner som vejledere, supervisors og feedbackgivere. Selvom der stadig er mange afdelinger, der ikke har indført et formelt forum for invers feedback, så er antallet stigende. En hyppig bekymring er, at de seniore læger finder det grænseoverskridende, at de pludselig skal vurderes af de yngre. En anden bekymring er, at invers feedback kan være følsomt for både uddannelseslægerne som pludselig skal “kritisere” nogen som er højere i et hierarki end dem selv, og speciallægerne som kan tabe ansigt, hvis de får kritik. For at komme udenom dette har nogle afdelinger indrettet invers feedback med fokus på det positive, for eksempel “3 ting du skal fortsætte med og 1 ting til forbedring”. Man kan vælge, at feedbacken overleveres af en UKYL, måske sammen med en UAO, hvilket sikrer, at feedbacken forbliver nogenlunde anonym. Nogle afdelinger har valgt, at invers feedback gives ud fra et frivillighedsprincip til de speciallæger, som selv har meldt sig. I den form kan invers feedback godt virke lidt højtidelig, men formålet er naturligvis klart - hvis uddannelseslægen skal kunne udvikle sig, har de brug for feedback, det samme gælder naturligvis den erfarne læge. Ingen er perfekte, og vi kan og skal alle lære, uanset niveau.
Opsummering
Alle afdelinger har en feedbackkultur, og som en del af den kultur har vi mulighed for at påvirke den. Vi håber du finder inspiration i nogle af ideerne ovenfor. Har du eller din afdeling en fantastisk ide til at fremme feedback, så del den med os i kommentarfeltet nedenfor.
Tilføj kommentar
Kommentarer